Krajowy System e-Faktur wielkim wyzwaniem dla firm

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur budzi obawy przedsiębiorców. Chodzi m.in. o objęcie obowiązkiem elektronicznego fakturowania także firm, które nie mają w Polsce siedziby, system kar pieniężnych czy sposób postępowania w przypadku awarii systemu. Wątpliwości związane z brzmieniem przepisów projektu ustawy muszą zostać wyjaśnione na etapie konsultacji społecznych – uważa Konfederacja Lewiatan. 

Trwają konsultacje społeczne projektu ustawy wdrażającej Krajowy System e-Faktur. KSeF jest systemem teleinformatycznym Ministerstwa Finansów służącym do wystawiania, przechowywania i przesyłania faktur. Konfederacja Lewiatan przekazała do Ministerstwa Finansów liczne uwagi zgłoszone przez przedsiębiorców.

Obecnie wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych obowiązuje już w kilku krajach Unii Europejskiej. Polscy przedsiębiorcy (podatnicy podatku VAT) mogą stosować to rozwiązanie w ramach dobrowolności od stycznia 2022 r., natomiast od 2024 r. będą mieli taki obowiązek. 

– Wątpliwości budzi fakt, że pomimo iż w decyzji Rady Unii Europejskiej Polska otrzymała zgodę na odstępstwo od przepisów dyrektywy VAT i wprowadzenie obowiązkowego elektronicznego fakturowania w odniesieniu do podatników VAT mających siedzibę na terytorium Polski, to w projekcie przepisów wprowadzających KSeF, planuje się objąć tym obowiązkiem także podmioty, które nie mają na terytorium Polski siedziby, a jedynie stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Na gruncie przepisów dotyczących VAT pojęcia siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności posiadają odrębne definicje. W konsekwencji, z uwagi na fakt, iż w decyzji Rady nie wskazano wprost odniesienia do stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, w naszej ocenie nie ma podstaw do interpretacji rozszerzającej i objęcia obowiązkiem korzystania z KSeF, także podmiotów nie posiadających siedziby na terytorium Polski – mówi Anna Słomińska – Wernik, ekspertka Konfederacji Lewiatan.

Obawy przedsiębiorców związane są także z postępowaniem w przypadku awarii systemu. Doświadczenie pokazuje, że przy tak złożonych projektach, problem z dostępnością systemu będzie chlebem powszednim. Zgodnie z projektowanym rozwiązaniem, podczas awarii KSeF podatnicy zobowiązani będą wystawiać faktury w formacie XML i dostarczać nabywcy w uzgodniony z nim sposób. Następnie faktury te będą przekazywane do KSeF  w ciągu 7 dni od przywrócenia działania systemu. Zdaniem Lewiatana konieczne jest zapewnienie przedsiębiorcom w odpowiednim czasie informacji o problemach i terminach trwania awarii KSeF. Ważne będzie stworzenie specjalnego interfejsu komunikacyjnego w tym zakresie. Ponadto, należy zapewnić przedsiębiorcom odpowiedni czas na przejście z awaryjnej procedury wystawiania faktur poza KSeF na wystawianie faktur bezpośrednio w KSeF np. w sytuacji, gdy awaria trwała krócej niż zakładano. 

Kolejną kwestią, która budzi ogromne zastrzeżenia przedsiębiorców jest data wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF. W praktyce mogą  bowiem pojawić się rozbieżności pomiędzy datą wystawienia fakturyustrukturyzowanej a datą wystawienia faktury powszechnie uznawaną w systemach finansowo-księgowych. Ta dwubiegunowość w dacie wystawienia faktury może powodować niespójności dotyczące momentu powstania obowiązku podatkowego a tym samym wykazywanie faktur w nieprawidłowym okresie rozliczeniowym, stosowanie nieprawidłowych kursów walut w przypadku kwot wyrażonych w  walucie obcej, a także niezgodność danych, które należy zawrzeć w pliku JPK_V7M.

Na uwagę zasługuje również sprawa weryfikacji faktury ustrukturyzowanej użytej poza KSeF. W przypadkach gdy odbiorca faktury nie będzie obowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana odbiorcy w postaci z nim uzgodnionej. W przypadku użycia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, podatnik będzie obowiązany do oznaczenia tej faktury w sposób umożliwiający weryfikację danych z faktury wystawionej przy użyciu KSeF.

W praktyce mogą pojawić się wątpliwości podatników co do zakresu danych, które powinny znaleźć się w wizualizacji a także możliwości zamieszczenia dodatkowych danych.  Może bowiem istnieć potrzeba biznesowa uwzględnienia pewnych danych w wizualizacji faktury, które nie są zawarte w samej fakturze.

Projektowane przepisy nie precyzują  sposobu zachowania w przypadku sprzedaży stacjonarnej, gdy sprzedaż zostanie zaewidencjonowana za pomocą kasy fiskalnej i po stronie sprzedawcy wystąpi obowiązek wydania paragonu nabywcy a równocześnie nabywca zażąda wystawienia faktury. Z uwagi na konieczność wystawienia faktury w KSeF może być ona dostarczona do nabywcy już po sprzedaży. W takich przypadkach wymóg ewidencjonowania sprzedaży na kasie stanowiłby dodatkowe obciążenie dla podatnika nie przekazując jednocześnie organom podatkowym żadnych nowych danych dotyczących transakcji.

Proponowany natomiast w ustawie system kar pieniężnych należy ocenić jako zbyt restrykcyjny. Karanie nieprawidłowości w strukturze faktury XML, utworzonej w okresie awarii KSeF, gdyby faktura nie przeszła walidacji, jest zbyt dotkliwe dla przedsiębiorców. W zamian należy rozważyć rozwiązanie, które dałoby podatnikom możliwość poprawienia błędu w pliku XML i złożenia go za pośrednictwem KSeF zgodnie z odpowiednimi wymogami. Jednocześnie, kary nie powinny obejmować podatników, którzy dokonali błędnej oceny swojej obecności w Polsce dla potrzeb rozpoznania stałego miejsca prowadzenia działalności.

– Warto również zwrócić uwagę, że proponowane przepisy dają Ministrowi Finansów prawo do wyłączenia stosowania KSeF w określonych przypadkach ze względu na specyfikę działalności w drodze rozporządzenia. Brak projektu rozporządzenia, które doprecyzowywałoby o jakie przypadki może chodzić zwiększa obawy po stronie przedsiębiorców. Może bowiem okazać się, że część podatników niepotrzebnie poczyniła nakłady i rozpoczęła prace nad wdrożeniem KSeF.  Ministerstwo Finansów zdając sobie sprawę jak dużym przedsięwzięciem dla przedsiębiorców i administracji skarbowej jest wdrożenie KSeF, prowadzi dialog z biznesem i mamy nadzieję, że pojawiające się wątpliwości uda się uzgodnić i wyeliminować jeszcze w trakcie prac legislacyjnych – dodaje Anna Słomińska – Wernik.

Konfederacja Lewiatan